Loading

Noticias

Tips para reuniones

Publicado el 20 de Septiembre de 2012
Tips para reuniones
Tips para aprovechar el Tiempo
??OTRA REUNI??N?
En todos lados existe la sensaci??n de que perdemos demasiado tiempo en reuniones.
El cliente o consumidor llama por tel??fono, y la recepcionista le informa que la persona con quien necesita o quiere hablar est?? ???en reuni??n???. Probablemente nunca se le devolver?? la llamada. ??Demor?? tanto la reuni??n? ??O el consumidor tendr?? que enviar varias veces un email y recibir?? un auto-reply de que esta persona est?? ???en una reuni??n??? o ???fuera de la oficina???? Si esto ocurre con frecuencia, su compa????a estar?? perdida.
Todas las organizaciones, p??blicas o privadas, grandes o peque??as, tienen reuniones con frecuencia. Algunas informales y otras formales. Algunas son planeadas con anticipaci??n y otras son de ??ltima hora. Pero en todos lados existe la sensaci??n de que perdemos demasiado tiempo en reuniones y que nunca tenemos suficiente tiempo para terminar nuestro trabajo.
Una vez la Agencia de Estad??sticas Laborales de Estados Unidos estimo que las reuniones ??? sobre todo las que nos son necesarias ??? le cuestan a ese pa??s unos 37 millones de d??lares al a??o. Aqu?? en Panam?? no tenemos un estimado similar, pero estoy seguro de que igualmente perdemos millones en productividad asistiendo a reuniones.
A nadie le fascina asistir a reuniones, excepto a los empleados ineficientes que siempre est??n buscando la manera de evitar sus tareas. Lamentablemente las reuniones son necesarias, ya que los equipos requieren coordinar lo que est??n haciendo o planificar alg??n proyecto. La buena noticia es que hay manera de hacerlo, evitando perder tiempo valioso en las reuniones. Algunas sugerencias:
1. Tenga una agenda limitada y enfocada. Las reuniones que tratan de abordar demasiado terminan confundiendo y no son nada productivas. No trate de resolver todos los problemas de su compa????a en una sola reuni??n; al contrario, conc??ntrese en un solo tema y deje los dem??s para otra ocasi??n.
2. Reconsidere reuniones regularmente programadas. Las reuniones que son rituales, como la reuni??n semanal de staff o la reuni??n mensual del departamento o la reuni??n anual de ventas, son aburridas, innecesarias y producen muy poco. Los asistentes muchas veces ???apagan el switch??? de sus cerebros o solo buscan divertirse.
3. Corte la lista de asistentes. Steve Jobs de Apple fue famoso por resistir lo que ??l llamaba conductas de ???grandes compa????as???. Cuando ??l llamaba o asist??a a una reuni??n, entraba esperando que todos en la sala fueran participantes esenciales. Los espectadores eran invitados a salir y la reuni??n se hac??a m??s peque??a. Mejor.
4. Acorte el tiempo de la reuni??n. Piense mucho antes de programar una reuni??n que durar?? m??s de una hora. La mayor??a de los participantes no absorber??n mucho despu??s de ese tiempo. Si observa a la gente jugando con sus tel??fonos o haciendo texting, det??ngase. Pruebe programando reuniones no a la hora, sino a las 9:40 o a las 2:10 para dar el mensaje de que espera que la reuni??n sea corta. Tambi??n programe reuniones en la tarde cuando le resulte un alivio salir de su cub??culo u oficina y no en la ma??ana cuando la gente es m??s productiva.
5. Env??e un memo o email. Si la reuni??n es solamente para comunicar una nueva pol??tica o nuevos planes, no organice una reuni??n para tener una conversaci??n de una sola direcci??n o para presentar una presentaci??n de power point aburrida. Envi?? un memo o email con la informaci??n. As?? los empleados pueden leer y ser informados a su propio ritmo y a la hora m??s conveniente para ellos. Incluso ellos pueden hacer comentarios en el email o aportar ideas.
6. Reinvente sus reuniones. Si la gente est?? bostezando o tratando de hacer otras cosas en sus tel??fonos o computadoras, su formato no est?? funcionando. Haga que sus reuniones sean interesantes y divertidas. Traiga presentadores de afuera o cambie el lugar a uno m??s atractivo que la sala al final del corredor de su piso.
A pesar de todas las estad??sticas y comentarios de empleados que demuestran que las reuniones pueden ser una p??rdida de tiempo colosal, seguimos program??ndolas. Somos adictos. Pero al final si necesitamos reunirnos, los encuentros cara a cara son necesarios a veces y pueden ser experiencias muy motivadoras para los que asisten. Solo preg??ntese: ??es necesaria realmente esta reuni??n?
Todos le agradecer??n el tiempo que ganan para seguir con sus labores importantes.

OFICINA CENTRAL - LA PAZ

Calle 4 nº 21A
Urbanización "El Porvenir" - Zona Achumani

Central Piloto:
591-2-2796674
591-2-2796681

E-mail: oficina.central@aguiasoc.com.bo

OFICINA - COCHABAMBA

José Pol Terrazas Nº 0-215 Piso 2

Tel. / Fax:
591-4-4542124
591-4-4121044

E-mail: oficina.cochabamba@aguiasoc.com.bo

OFICINA - PANAMÁ

Punta Pacífica, Torre Oceanía 2000, Piso 43
Tel. (507) 216-8276

E-mail: oficina.panama@aguiasoc.com.bo

Reactive Consultores

SOCIO ESTRATEGICO - CHILE

Av. Apoquindo 5583 Of 31, Las Condes

Tel. +562-222291846

E-mail: contacto@reactive.cl